Główne funkcje
Twórz, utrzymuj, kontroluj i archiwizuj wszystkie dokumenty za pomocą tylko jednego oprogramowania. Panotica Hydra zapewnia pełny przegląd wszystkich procesów kontroli dokumentów: kto utworzył dokument, kto go sprawdził, kto go zatwierdził i kto go potwierdził. Wszystkie rodzaje popularnych dokumentów można przeglądać i edytować online za pomocą zintegrowanej aplikacji Office.
System umożliwia definiowanie użytkowników uprawnionych do przeglądu, opiniowania i zarządzania dokumentami, a także wersjonowanie i określanie statusu dokumentów, przypisywanie do procesów. Zaawansowana wyszukiwarka dokumentów umożliwia szukanie po treści zawartej w plikach przypiętych do dokumentu.
Cechy modułu:
System umożliwia definiowanie użytkowników uprawnionych do przeglądu, opiniowania i zarządzania dokumentami, a także wersjonowanie i określanie statusu dokumentów, przypisywanie do procesów. Zaawansowana wyszukiwarka dokumentów umożliwia szukanie po treści zawartej w plikach przypiętych do dokumentu.
Cechy modułu:
- Z poziomu metryki dokumentu można dokonać edycji obiektu oraz załączonych plików. Dokument może mieć różne statusy - w przygotowaniu, aktualny bądź archiwalny.
- Pod jeden dokument można podpiąć wiele plików. Pliki te mogą mieć status aktualny lub archiwalny. Pozwala to gromadzić archiwa, a jako aktualne oznaczać tylko najnowsze wersje plików.
- Dokumenty można powiązać z innymi dokumentami, a także procesami, audytami, niezgodnościami i obiektami infrastruktury.
- System pozwala na podgląd lub edycję plików w przeglądarce internetowej bez potrzeby pobierania pliku na dysk komputera. Podczas edycji następuje automatyczny zapis wersji pliku na serwerze.
- Do dokumentu można przypisać użytkowników uprawnionych do: przeglądu, opiniowania, zarządzania dokumentem (edycji).
- Zdefiniowanie w uprawnieniach do dokumentu wymagania przeglądu spowoduje powiadomienie wszystkich osób uprawnionych do przeglądu na ich Tablicę Informacyjną.
- Zatwierdzanie dokumentów realizowane jest poprzez funkcję opiniowania - wystarczy, że właściciel dokumentu zdefiniuje odpowiednie osoby opiniujące, a system powiadomi je o tym wymaganiu.
Definiuj i planuj procesy w łatwy i praktyczny sposób, w zgodzie z istniejącymi standardami.
Panotica Hydra pozwala przedstawiać procesy w prostych, dobrze zorganizowanych strukturach, aby wszyscy w firmie mogli zrozumieć, wprowadzić i stale optymalizować ważne dane.
Za pomocą wbudowanego narzędzia graficznego system zapewnia również łatwy w użyciu projekt mapy procesu. Właściwy opis procesów zapewni nadzór nad sprawnym funkcjonowaniem firmy i przełoży się na optymalizację podejmowanych działań.
System posiada moduł procesów zorganizowanych w postaci grup, gdzie każdy proces może posiadać zdefiniowany proces nadrzędny oraz procesy wejściowe i wyjściowe. Dodawanie kolejnych elementów jest niezwykle proste.
Elementem wdrożenia jest zbudowanie właściwej struktury procesów, określenie powiązanych z nimi innych procesów oraz zdefiniowanie dokumentów związanych z procesami. Każdy proces w trybie edycji ma możliwość określenia wymienionych własności.
Proces może być powiązany z dokumentami, wyrobami, obiektami infrastruktury, ryzykami i szansami, audytami, niezgodnościami oraz mieć przypisane działania.
Dla procesu można określić wskaźniki, zdefiniować cykl pomiarowy i osoby odpowiedzialne, które w odpowiednich momentach będą otrzymywały komunikaty systemowe o potrzebie wypełnienia tablic wyników.
System posiada moduł procesów zorganizowanych w postaci grup, gdzie każdy proces może posiadać zdefiniowany proces nadrzędny oraz procesy wejściowe i wyjściowe. Dodawanie kolejnych elementów jest niezwykle proste.
Elementem wdrożenia jest zbudowanie właściwej struktury procesów, określenie powiązanych z nimi innych procesów oraz zdefiniowanie dokumentów związanych z procesami. Każdy proces w trybie edycji ma możliwość określenia wymienionych własności.
Proces może być powiązany z dokumentami, wyrobami, obiektami infrastruktury, ryzykami i szansami, audytami, niezgodnościami oraz mieć przypisane działania.
Dla procesu można określić wskaźniki, zdefiniować cykl pomiarowy i osoby odpowiedzialne, które w odpowiednich momentach będą otrzymywały komunikaty systemowe o potrzebie wypełnienia tablic wyników.
Zidentyfikuj i kontroluj niezgodności, zarządzaj reklamacjami określając pierwotną przyczynę i wdrażając wszelkie niezbędne działania naprawcze. Moduł Niezgodności i Reklamacji opiera się na analizie i ocenie zarejestrowanych komentarzy i wniosków. Następnie planowane i podejmowane są krótko i długoterminowe działania, które mają na celu zapobieżenie ponownemu wystąpienia danej niezgodności/reklamacji. W celu znalezienia przyczyn źródłowych prosta, ale skuteczna technika 5 WHY jest jednym z narzędzi dostępnych w prezentowanym module.
Niezgodności i reklamacje mogą być dodawane przez uprawnionych użytkowników systemu, również jako wynik prowadzonych audytów. Niezgodność może być wewnętrzna lub zewnętrzna (np. reklamacja od klienta). W metryce niezgodności, jako obszar niezgodny można wskazać audyt, proces, dokument, projekt lub wyrób. Można również powiązać inne niezgodności, które wystąpiły wcześniej.
Wskazane jest, aby w przedsiębiorstwie była zidentyfikowana maksymalna ilość przyczyn niezgodności występujących w procesach. Sporządzenie prawidłowego katalogu przyczyn w formie drzewka gwarantuje prawidłową obsługę występujących niezgodności.
Cechy modułu:
Niezgodności i reklamacje mogą być dodawane przez uprawnionych użytkowników systemu, również jako wynik prowadzonych audytów. Niezgodność może być wewnętrzna lub zewnętrzna (np. reklamacja od klienta). W metryce niezgodności, jako obszar niezgodny można wskazać audyt, proces, dokument, projekt lub wyrób. Można również powiązać inne niezgodności, które wystąpiły wcześniej.
Wskazane jest, aby w przedsiębiorstwie była zidentyfikowana maksymalna ilość przyczyn niezgodności występujących w procesach. Sporządzenie prawidłowego katalogu przyczyn w formie drzewka gwarantuje prawidłową obsługę występujących niezgodności.
Cechy modułu:
- Przeprowadzenie analizy niezgodności/reklamacji metodyką 5WHY zapewni sprawne wykrycie przyczyny i przejście do planowania działań.
- Niezgodność/reklamacja posiada przypisaną osobę odpowiedzialną za analizę i doprowadzenie do zaplanowania działań, ich ocenę oraz zamknięcie niezgodności.
- Działania w niezgodności mogą być adresowane do dowolnych użytkowników systemu. Realizujący otrzymuje powiadomienie na Tablicę Informacyjną o działaniu do opracowania. Po realizacji zadania działanie musi być zgłoszone do oceny. Osoba uprawniona dokonuje oceny każdego działania z osobna. Działania te będą dostępne w ogólnym rejestrze działań systemu, w którym znajdują się również działania powiązane z innymi modułami lub działania niezwiązane.
- Lista niezgodności i reklamacji posiada przybornik z zasobem filtrów pozwalających m.in. wyświetlać niezgodności według ich statusu, rodzaju czy powiązań z innymi modułami. Jest też dostępny podział na niezgodności względem pracowników i statusów działań.
Przeprowadzaj wydajne i skuteczne audyty oraz korzystaj z dowolnie definiowanych kwestionariuszy.
Panotica Hydra umożliwia modelowanie każdego procesu, specyfikacji produktu oraz szczegółów systemowych firmy lub obszaru odpowiedzialności. Audyty mogą być uruchamiane ad hoc lub na podstawie wcześniej ustalonego harmonogramu. W wyniku audytów generowane są wnioski i potencjalne niezgodności.
Planowanie działań o charakterze audytowym zapewnia właściwe monitorowanie procesów w każdym przedsiębiorstwie. Harmonogramy audytów określają obszar audytowania, cele oraz szczegółowy zakres monitorowania. W wyniku audytów generowane są wnioski oraz potencjalne niezgodności. Istotnym elementem jest system powiadomień, który informuje wszystkie zainteresowane osoby w firmie o zaplanowaniu audytów, konieczności ich przeprowadzenia i wprowadzeniu stosownych informacji do bazy.
Systemy jakości zgodne z normą ISO 9001 zakładają planowanie i realizację zorganizowanych działań mających na celu monitorowanie procesów przedsiębiorstwa.
System umożliwia planowanie działań audytowych dla następujących obszarów:
Rejestr audytów można przeglądać jako oś czasu lub listę. Odpowiednie ustawienia wyszukiwania w przyborniku systemowym pozwolą odfiltrować audyty o wymaganym statusie, dla określonego obszaru audytowania lub przypisane do wybranego harmonogramu.
W metryce audytu można zdefiniować cel i zakres audytu, terminarz audytowy z miejscem audytu, audytorami oraz przedstawicielem (np. procesu).
Ankieta audytowa pozwala stworzyć pytania i udzielić na nie odpowiedzi, a w raporcie jest możliwość zarejestrowania niezgodności.
Alerty systemowe będą powiadamiały o zadaniach do wykonania na dwóch poziomach aplikacji - w metryce audytu oraz na tablicy informacyjnej użytkownika.
Planowanie działań o charakterze audytowym zapewnia właściwe monitorowanie procesów w każdym przedsiębiorstwie. Harmonogramy audytów określają obszar audytowania, cele oraz szczegółowy zakres monitorowania. W wyniku audytów generowane są wnioski oraz potencjalne niezgodności. Istotnym elementem jest system powiadomień, który informuje wszystkie zainteresowane osoby w firmie o zaplanowaniu audytów, konieczności ich przeprowadzenia i wprowadzeniu stosownych informacji do bazy.
Systemy jakości zgodne z normą ISO 9001 zakładają planowanie i realizację zorganizowanych działań mających na celu monitorowanie procesów przedsiębiorstwa.
System umożliwia planowanie działań audytowych dla następujących obszarów:
- Wyroby
- Działania
- Procesy
- Dokumenty
- Obiekty - np. linie produkcyjne i piony technologiczne
Rejestr audytów można przeglądać jako oś czasu lub listę. Odpowiednie ustawienia wyszukiwania w przyborniku systemowym pozwolą odfiltrować audyty o wymaganym statusie, dla określonego obszaru audytowania lub przypisane do wybranego harmonogramu.
W metryce audytu można zdefiniować cel i zakres audytu, terminarz audytowy z miejscem audytu, audytorami oraz przedstawicielem (np. procesu).
Ankieta audytowa pozwala stworzyć pytania i udzielić na nie odpowiedzi, a w raporcie jest możliwość zarejestrowania niezgodności.
Alerty systemowe będą powiadamiały o zadaniach do wykonania na dwóch poziomach aplikacji - w metryce audytu oraz na tablicy informacyjnej użytkownika.
Panotica Hydra wspiera Ciebie podczas wstępnego przygotowania i planowania projektów, aż do ich pomyślnego zakończenia. System jest oprogramowaniem opartym na bazie danych, dzięki czemu wszyscy pracownicy mogą wspólnie pracować nad danym projektem w czasie rzeczywistym.
Przedstawiany moduł umożliwia wspomaganie przedsiębiorstwa w zarządzaniu, koordynowaniu i nadzorowaniu zadań w projektach. Zadania posiadają określone priorytety oraz terminy realizacji.
Moduł Projekty pozwala ewidencjonować wdrożenia, angażować odpowiednie osoby do zespołów, planować działania i prowadzić dyskusje. Do realizacji projektów możemy wybrać zespół, któremu rozdzielimy realizację poszczególnych zadań.
Moduł Projekty pozwala ewidencjonować wdrożenia, angażować odpowiednie osoby do zespołów, planować działania i prowadzić dyskusje. Do realizacji projektów możemy wybrać zespół, któremu rozdzielimy realizację poszczególnych zadań.
Zdefiniuj działania naprawcze i zapobiegawcze (CAPA), aby wyeliminować istniejące lub potencjalne nieprawidłowości w przedsiębiorstwie.
Panotica Hydra jest wyposażona w nadzór nad realizacją podjętych działań, a jej funkcje pozwalają motywować pracowników poprzez wykorzystanie aktywnych powiadomień i przypomnień. Podjęte działania mogą podlegać indywidualnej lub okresowej weryfikacji, w wyniku której przeprowadzana jest ocena ich skuteczności.
Lista działań obejmuje zarówno działania odpowiadające przeprowadzanym procesom (obieg niezgodności, analiza ryzyk, prowadzenie projektów czy pomiary wskaźników), jak i działania niezwiązane (w formie luźno zlecanych zadań ad-hoc). Wyszukiwanie po priorytecie, rodzaju czy datach planowanego zakończenia ułatwia pracę z rejestrem. Trzy dostępne widoki - lista, układ kafelkowy lub oś czasu dają możliwość zaprezentowania rejestru w dogodny dla użytkownika sposób.
Działania mogą być adresowane do dowolnych użytkowników systemu. Realizujący otrzymuje powiadomienie na Tablicę Informacyjną o działaniu do opracowania. Po realizacji zadania działanie musi być zgłoszone do oceny. Osoba uprawniona dokonuje oceny każdego działania z osobna. Działania te będą dostępne w ogólnym rejestrze działań systemu, w którym znajdują się również działania powiązane z innymi modułami lub działania niezwiązane.
Wszystkie działania obowiązuje proces oceny skuteczności, co gwarantuje prawidłowe ich zakończenie.
Lista działań obejmuje zarówno działania odpowiadające przeprowadzanym procesom (obieg niezgodności, analiza ryzyk, prowadzenie projektów czy pomiary wskaźników), jak i działania niezwiązane (w formie luźno zlecanych zadań ad-hoc). Wyszukiwanie po priorytecie, rodzaju czy datach planowanego zakończenia ułatwia pracę z rejestrem. Trzy dostępne widoki - lista, układ kafelkowy lub oś czasu dają możliwość zaprezentowania rejestru w dogodny dla użytkownika sposób.
Działania mogą być adresowane do dowolnych użytkowników systemu. Realizujący otrzymuje powiadomienie na Tablicę Informacyjną o działaniu do opracowania. Po realizacji zadania działanie musi być zgłoszone do oceny. Osoba uprawniona dokonuje oceny każdego działania z osobna. Działania te będą dostępne w ogólnym rejestrze działań systemu, w którym znajdują się również działania powiązane z innymi modułami lub działania niezwiązane.
Wszystkie działania obowiązuje proces oceny skuteczności, co gwarantuje prawidłowe ich zakończenie.
Wskaźniki
Uczyń swoje procesy bardziej widoczne poprzez zdefiniowanie i monitorowanie własnych wskaźników. Prawidłowe, kompleksowe i zwięzłe wartości wskaźników stanowią nieocenione wsparcie skutecznego zarządzania firmą poprzez lepsze postrzeganie szans i ryzyk. Panotica Hydra pozwala określić wskaźniki, zdefiniować cały cykl pomiarowy oraz osoby odpowiedzialne, które będą otrzymywać powiadomienia systemowe o potrzebie wypełnienia tablic wyników.
Dla mierzonych wskaźników jest możliwość określenia działań korygujących na podstawie zgłoszonych niezgodnych wyników, a system raportowy prezentuje wykres przebiegu wskaźnika. Dostępny jest również wydruk SPC dla wskaźnika z poziomu modułu raportowego.
Dla mierzonych wskaźników jest możliwość określenia działań korygujących na podstawie zgłoszonych niezgodnych wyników, a system raportowy prezentuje wykres przebiegu wskaźnika. Dostępny jest również wydruk SPC dla wskaźnika z poziomu modułu raportowego.
Ryzyka i szanse
Uzyskaj dostęp do ryzyk i możliwości występujących w przedsiębiorstwie, które są związane z procesami, działalnością gospodarczą, ochroną środowiska, zdrowiem i bezpieczeństwem.
Moduł ten oparty jest na analizie SWOT, która ma pomóc w identyfikacji mocnych i słabych stron oraz szans i zagrożeń związanych z planowaniem projektów i konkurencją biznesową.
System pozwala na kompleksowe przeprowadzanie analizy SWOT - zdefiniowanie ryzyka i szans oraz określenie słabych i mocnych stron organizacji. System umożliwia przygotowanie wielu szablonów matryc oceniania ryzyk, które można stosować w analizach. Dla danego ryzyka/szansy można przeprowadzić wiele analiz w różnych terminach.
System pozwala na kompleksowe przeprowadzanie analizy SWOT - zdefiniowanie ryzyka i szans oraz określenie słabych i mocnych stron organizacji. System umożliwia przygotowanie wielu szablonów matryc oceniania ryzyk, które można stosować w analizach. Dla danego ryzyka/szansy można przeprowadzić wiele analiz w różnych terminach.
Kontrola jakości
Moduł umożliwia ewidencję przeprowadzonych kontroli jakości w przedsiębiorstwie.
Proces kontrolny może dotyczyć pomiarów parametrów procesów (min, max, odchyłki, tolerancje) lub kontroli wizualnej (kontrola atrybutowa tak/nie).
Proces kontrolny może dotyczyć pomiarów parametrów procesów (min, max, odchyłki, tolerancje) lub kontroli wizualnej (kontrola atrybutowa tak/nie).
Infrastruktura
Baza obiektów technicznych umożliwiająca ewidencję infrastruktury i narzędzi kontrolno-pomiarowych.
System pozwala planować cykliczne działania dla obiektów technicznych - przeglądy, kalibracje, serwis. Zapewnia też automatyczne powtarzanie działań z przypomnieniami dla osoby odpowiedzialnej. Obiekt może być powiązany z procesami, wyrobami, może być też przedmiotem audytu lub projektu. Można go również związać z dokumentacją systemową lub instrukcjami modułu Dokumentacja. Dla obiektu można przetwarzać niezgodności wykorzystując do tego moduł Niezgodności.
W module istnieje możliwość tworzenia dowolnych katalogów w strukturze drzewiastej.
System pozwala planować cykliczne działania dla obiektów technicznych - przeglądy, kalibracje, serwis. Zapewnia też automatyczne powtarzanie działań z przypomnieniami dla osoby odpowiedzialnej. Obiekt może być powiązany z procesami, wyrobami, może być też przedmiotem audytu lub projektu. Można go również związać z dokumentacją systemową lub instrukcjami modułu Dokumentacja. Dla obiektu można przetwarzać niezgodności wykorzystując do tego moduł Niezgodności.
W module istnieje możliwość tworzenia dowolnych katalogów w strukturze drzewiastej.
Raporty
Twórz i zarządzaj spersonalizowanymi raportami podłączonymi do innych modułów systemu.
Wyniki audytów i pozostałych komponentów według ich statusu, powiązanych obiektów i użytkowników to tylko przykład wykorzystania modułu raportu. Każdy wydruk raportu może być dostosowany do potrzeb użytkownika.
System wyposażony jest w gotowy zestaw raportów umożliwiający generowanie danych zestawieniowych z możliwością modyfikacji parametrów wejściowych (data, zakres danych, użytkownicy, etc.).
Jednym z elementów wdrożenia może być przygotowanie odpowiedniego zestawu raportów dedykowanych.
System wyposażony jest w gotowy zestaw raportów umożliwiający generowanie danych zestawieniowych z możliwością modyfikacji parametrów wejściowych (data, zakres danych, użytkownicy, etc.).
Jednym z elementów wdrożenia może być przygotowanie odpowiedniego zestawu raportów dedykowanych.
Tablica informacyjna i system powiadomień
Tablica informacyjna jest asystentem użytkownika, który zapewnia dostęp do najnowszych informacji o procesach przetwarzania danych w systemie Panotica Hydra. Tablica zawiera strefę powiadomień o zadaniach do wykonania z podziałem na wszystkie lub ważne (np. przeterminowane).
Tablica stanowi ogólny przegląd ze wszystkich modułów, prezentuje dane statystyczne i kieruje użytkownika bezpośrednio do informacji, którymi jest zainteresowany (system przekierowań do obiektów i zdarzeń). Jednocześnie stanowi ona znaczące wsparcie użytkownika. Możliwość jej dostosowania pozwala wybrać moduły, dla których odbędzie się zautomatyzowane raportowanie.
W sekcjach odnoszących się do modułów systemu mogą być tworzone nowe rekordy, np. niezgodności lub procesy.
Tablica stanowi ogólny przegląd ze wszystkich modułów, prezentuje dane statystyczne i kieruje użytkownika bezpośrednio do informacji, którymi jest zainteresowany (system przekierowań do obiektów i zdarzeń). Jednocześnie stanowi ona znaczące wsparcie użytkownika. Możliwość jej dostosowania pozwala wybrać moduły, dla których odbędzie się zautomatyzowane raportowanie.
W sekcjach odnoszących się do modułów systemu mogą być tworzone nowe rekordy, np. niezgodności lub procesy.
Wyroby
Zestaw produktów, które są pogrupowane w katalogu, z określeniem ich statusów oraz numerów
ewidencyjnych.
Klienci
Baza informacji o danych identyfikacyjnych naszych kontrahentów, wraz z danymi kontaktowymi
do osób reprezentujących przedsiębiorstwa.
Panel administracyjny
Dostęp do opcji systemowych, zarządzanie kontami użytkowników, dostosowanie profili, role
użytkowników.