Regulamin świadczenia usługi Panotica Hydra QMS

Dział I. Postanowienia ogólne

Użyte w Regulaminie pojęcia oznaczają:

Usługodawca - Galactica Spółka Jawna Raatz i Wspólnicy z siedzibą w Bydgoszczy pod adresem: ul. Fordońska 189, 85-739 Bydgoszcz, wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Bydgoszczy, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000235648, NIP 5542637995, nr REGON 340042630, zwana dalej Galactica.

Usługobiorca - osoba prawna albo jednostka organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej niebędącą konsumentem w rozumieniu przepisów powszechnie obowiązującego prawa, reprezentowana przez osobę fizyczną do tego upoważnioną, która korzysta z Usług udostępnianych przez Galactica na mocy niniejszego Regulaminu.

Usługa - oznacza usługę świadczoną przez Galactica poprzez wysyłanie i odbieranie danych za pomocą systemów teleinformatycznych, na indywidualne żądanie Usługobiorcy, bez jednoczesnej obecności stron, przy czym dane te są transmitowane za pośrednictwem sieci publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 21 lipca 2000 r. - Prawo telekomunikacyjne (Dz. U. Nr 73, poz. 852 z późniejszymi zmianami). Usługa, o której tu mowa, polega na udostępnieniu Systemu służącego do zarządzania procesami jakości QMS Usługobiorcy.

Użytkownik- osoba reprezentująca Usługobiorcę lub pracownik Usługobiorcy korzystający z Usługi, przypisany do Konta.

Limit liczby użytkowników- maksymalna liczba Użytkowników, którzy mogą jednocześnie korzystać z Usługi.

System- oprogramowanie zainstalowane na serwerach Usługodawcy, udostępniane Usługobiorcy na komputerze Usługobiorcy poprzez przeglądarkę internetową, dostępne przez protokół HTTPS po zalogowaniu przy użyciu loginu i hasła pod adresem przypisanym do Użytkownika, umożliwiające świadczenie Usługi.

Formularz rejestracyjny- dokument elektroniczny, znajdujący się pod adresem internetowym https://hydra.galapp.net/hydrad/rejestracja, którego wypełnienie przez Usługobiorcę stanowi jeden z warunków korzystania z Usług świadczonych drogą elektroniczną przez Galactica.

Hasło dostępu- ciąg znaków literowych, cyfrowych oraz znaków specjalnych, znany jedynie osobie uprawnionej do pracy w Systemie.

Konto- dokument elektroniczny przypisany do Usługobiorcy, powstały po wypełnieniu Formularza.

Regulamin- niniejszy dokument, określający warunki korzystania z Usług świadczonych przez Galactica drogą elektroniczną.

Opłata- wynagrodzenie wnoszone z góry przez Usługobiorcę za Usługę świadczoną w ustalonym okresie rozliczeniowym, zgodnie z ofertą Galactica, płatne przelewem bankowym lub za pośrednictwem usługi PayU.

Okres rozliczeniowy- okres trwający od opłacenia przez Klienta Konta z wybranym planem abonamentowym do ostatniego dnia przewidzianego w tym planie.

Ustawa- ustawa z dnia 10 maja 2018r. o ochronie danych osobowych (tj. Dz.U.z 2018r, poz. 1000 ze zm). Podczas korzystania z usług Usługodawcy w komputerze albo urządzeniu przenośnym Użytkownika instalowane są pliki typu cookies. Instalacja plików jest konieczna do prawidłowego świadczenia usług. Szczegóły instalowania plików zawiera Polityka prywatności (https://www.hydra40.galactica.pl/polityka-prywatnosci).

Dział II. Rodzaje i zakres usług świadczonych w oparciu o Regulamin

Galactica świadczy Usługi dostępu do Systemu którym jest Panotica Hydra QMS.
Użytkownik może nieodpłatnie założyć jedno konto i używać System bezterminowo z obowiązkiem logowania się do niego co najmniej raz w miesiącu. W przypadku chęci otrzymania dostępu do więcej niż jednego konta, usługa będzie miała charakter odpłatny. Zasady płatności zostały określone w Dziale V Regulaminu.
Galactica zastrzega sobie możliwość stosowania dodatkowych zniżek oraz zmiany okresu trwania umowy w przypadku wybranych klientów oraz w wybranych promocjach.
Galactica zastrzega sobie możliwość zmiany funkcjonalności Serwisu w dowolnym czasie, w szczególności poprzez wprowadzanie nowych funkcji i udogodnień dla Usługobiorców. Jeżeli wprowadzanie zmian bądź dokonywanie aktualizacji wiązać się będzie z czasową niedostępnością Usług, Galactica będzie zawiadamiała o takich pracach Usługobiorców, na co najmniej jeden dzień przed planowanymi pracami, na adres e-mail podany w Formularzu Rejestracyjnym.

Dział III. Warunki realizacji usług

Rozpoczęcie korzystania przez Usługobiorcę z Usług o charakterze nieodpłatnym możliwe jest jedynie w przypadku uprzedniego zapoznania się i akceptacji postanowień zawartych w Regulaminie, a także po dokonaniu rejestracji i uzyskaniu dostępu do indywidualnego Konta. Rozpoczęcie korzystania z opisanych tu usług również jest jednoznaczne z zawarciem umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną, której przedmiotem jest korzystanie z Systemu. Użytkownik otrzymuje dostęp do Usługi natychmiast po rejestracji Konta.
Rozpoczęcie korzystania przez Usługobiorcę z Usług o charakterze odpłatnym możliwe jest jedynie w przypadku uprzedniego zapoznania się i akceptacji postanowień zawartych w Regulaminie, a także po dokonaniu rejestracji i uzyskaniu dostępu do indywidualnego Konta. Ponadto dostęp do Usług, o których tu mowa, możliwy jest po uiszczeniu opłaty zgodnej z ofertą poprzez przelew bankowy lub za pośrednictwem usługi PayU. Spełnienie warunków opisanych w niniejszym punkcie jest równoznaczne z zawarciem umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną, której przedmiotem jest korzystanie z Systemu, stosownie do wybranego planu abonamentowego. Użytkownik otrzymuje dostęp do Usługi w ciągu 24 godzin od zaksięgowania przelewu.
Galactica nie ponosi odpowiedzialności za blokowanie przez administratorów serwerów pocztowych przesyłania wiadomości na adres e-mail wskazany przez Usługobiorcę oraz za usuwanie i blokowanie e-maili przez oprogramowanie zainstalowane na komputerze używanym przez Usługobiorcę.
Galactica nie ponosi odpowiedzialności za szkody poniesione przez Usługobiorcę spowodowane zagrożeniami występującymi w sieci Internet, a w szczególności włamaniami do systemu informatycznego Usługobiorcy, przejęciami haseł przez osoby trzecie, zainfekowaniem systemu informatycznego Usługobiorcy wirusami.
Galactica nie ponosi odpowiedzialności za skutki udostępnienia przez Usługobiorcę jego hasła i loginu do Systemu osobom trzecim.
Galactica nie ponosi odpowiedzialności za problemy w funkcjonowaniu Systemu, jeżeli nastąpiły one wskutek zdarzeń, których Galactica przy zachowaniu należytej staranności nie była w stanie przewidzieć lub którym nie mogła zapobiec.
Galactica nie ponosi odpowiedzialności za przerwy w świadczeniu dostępu do Systemu zaistniałe z przyczyn technicznych (np. konserwacja, przegląd, wymiana sprzętu) lub innych, niezależnych od Galactica. Ze względu na niezależne od Galactica właściwości sieci Internet oraz sprzętu komputerowego, Galactica nie gwarantuje nieprzerwanego i niezakłóconego dostępu do Systemu.
Galactica zastrzega sobie prawo odmówienia lub zaprzestania świadczenia usługi w przypadku, gdy dane Usługobiorcy wskazane w formularzu rejestracyjnym są nieprawdziwe albo zachodzi ryzyko, że dane te mogą być nieprawdziwe albo niekompletne. Galactica zastrzega sobie możliwość żądania dostarczenia przez Usługobiorcę stosownych dokumentów potwierdzających prawdziwość tych danych.
Usługobiorca zobowiązuje się do przestrzegania wszystkich postanowień Regulaminu wraz z załącznikami.
Usługobiorca zobowiązuje się powstrzymać od wszelkich działań mogących utrudnić, bądź destabilizować funkcjonowanie Systemu lub korzystanie z Usług.
Wymagania techniczne dotyczące korzystania z usług, o których mowa w Dziale II Regulaminu są następujące:
◦ połączenie z siecią Internet,
◦ przeglądarka internetowa (o standardzie odpowiadającym aplikacji Internet Explorer 9 lub wyższej wersji) z włączonym wykonywaniem Java Script oraz zapisywaniem Cookies,
◦ konto pocztowe e-mail.

DZIAŁ IV. Zawieranie i rozwiązywanie umowy

Umowa o świadczenie drogą elektroniczną Usług opisanych w Regulaminie zostaje zawarta w momencie wyrażenia zgody przez Usługobiorcę na rozpoczęcie świadczenia przez Galactica wybranej Usługi. Wyrażenie zgody następuje z chwilą spełnienia przez Usługobiorcę warunków wskazanych w Dziale III (bezpłatny dostęp - punkt 1 Regulaminu, płatny dostęp - punkt 2).
Hasło dostępu jest nadawane przez Usługodawcę, a Usługodawca ma możliwość jego natychmiastowej zmiany. Galactica nie gromadzi haseł Użytkowników ani ich nie modyfikuje.
Umowa zawarta jest na minimalny okres 1 miesiąca. Po tym okresie umowa nie zostaje automatycznie przedłużona.
Umowa o świadczenie usług po upływie pierwszego miesiąca może zostać wypowiedziana przez którąkolwiek ze stron z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego.
Usługodawca ma prawo wypowiedzieć umowę o świadczenie usług bez zachowania terminu wypowiedzenia i zaprzestać świadczenia Usług bez obowiązku zwrotu całości lub części pozostałej do wykorzystania opłaty w następujących przypadkach:
• naruszenia przez Usługobiorcę istotnych postanowień Regulaminu,
• umieszczania przez Usługobiorcę treści niezgodnych z obowiązującymi przepisami prawa,
• wykorzystywania przez Usługobiorcę Usługi niezgodnie ze jej przeznaczeniem.
W przypadku korzystania przez Usługobiorcę z bezpłatnej wersji Systemu i nie logowania się do niego w przeciągu 90 dni kalendarzowych rozwiązanie umowy następuje automatycznie, a konto zablokowane i usunięte przez Usługodawcę.

DZIAŁ V. Płatności

Istnieją następujące możliwości rozpoczęcia korzystania z odpłatnych Usług świadczonych przez Galactica: płatność metodą PayU lub wybór jednego z planów abonamentowych oraz opłacenie stosownej faktury pro forma wystawionej do wybranego planu abonamentowego. Faktura, o której mowa w niniejszym punkcie, przesłana będzie w formie elektronicznej na adres mailowy Usługobiorcy podany w Formularzu rejestracyjnym.
Galactica wystawi Usługobiorcy w ciągu 7 dni fakturę VAT, a następnie prześle ją na adres mailowy wskazany przez Usługobiorcę w Formularzu rejestracyjnym.
W przypadku nieopłacenia faktury pro forma za wybrany plan abonamentowy bądź brak przelewu dokonanego z wykorzystaniem płatności PayU, Usługodawca zastrzega sobie prawo do zaprzestania świadczenia Usług objętych tym planem i zablokowaniem dostępu do nich Użytkownikowi.
W wypadku nieopłacenia kolejnego okresu abonamentowego, Galactica zastrzega prawo do wyłączenia systemu i a po upływie 30 dni do trwałego usunięcia wszystkich danych.
Plan abonamentowy umieszczony jest w Internecie pod adresem https://hydra.galapp.net/hydrad/rejestracja/#/

DZIAŁ VI. Reklamacje i zwroty

Usługobiorca jest uprawniony do złożenia reklamacji, w przypadku, gdy przewidziane w niniejszym Regulaminie Usługi są realizowane przez Galactica nieprawidłowo lub niezgodnie z postanowieniami Regulaminu.
W przypadku uznania przez Galactica reklamacji Usługi o charakterze odpłatnym, Galactica zwróci Usługobiorcy kwotę pieniężną proporcjonalną do okresu, w którym istniała przeszkoda stanowiąca podstawę do reklamacji lub zaproponuje inną formę zadośćuczynienia za powstałe szkody.
Reklamację można złożyć w formie elektronicznej za pomocą formularza kontaktowego lub pisemnej. Reklamacja powinna zawierać w szczególności opis problemu będącego podstawą reklamacji oraz oznaczenie Usługobiorcy (nazwa, adres, NIP oraz dane osoby składającej reklamację). Reklamacja złożona w formie pisemnej powinna być podpisana przez osobę upoważnioną i przesłana na adres do korespondencji: Galactica Sp. jawna, ul. Fordońska 189, 85-776 Bydgoszcz.
Galactica rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od daty jej otrzymania w prawidłowej postaci.
Reklamacja może zostać zgłoszona w ciągu 30 dni, licząc od momentu ujawnienia się przyczyn reklamacji.
Galactica zastrzega sobie prawo do dostępu do Konta Usługobiorcy w celu usunięcia nieprawidłowości będących podstawą reklamacji.
Odpowiedź na reklamację wysyłana jest na adres e-mail wskazany przez Usługobiorcę w formularzu rejestracyjnym.
Reklamacje skierowane do Galactica, a dotyczące usług świadczonych przez podmioty trzecie za pośrednictwem Systemu (np. edytor tekstowy OpenOffice) nie będą rozpatrywane. Takie reklamacje powinny być kierowane na adres podmiotu trzeciego.
Galactica nie będzie rozpatrywać reklamacji wynikających z nieznajomości obowiązujących przepisów prawa, postanowień niniejszego Regulaminu lub informacji publikowanych na stronie internetowej https://www.hydra40.galactica.pl/.
10. Usługobiorca może odstąpić od Umowy w ciągu 14 dni od dnia jej zawarcia bez określenia przyczyny. W takiej sytuacji Galactica dokonuje zwrotu opłaty i usuwa konto Usługobiorcy w ciągu 14 dni od daty odstąpienia od Umowy. Usługobiorca przyjmuje do wiadomości, że dostęp do zgromadzonych w systemie Danych będzie utracony bezpowrotnie.

DZIAŁ VII. Przetwarzanie i ochrona danych

Podczas zakładania Konta użytkownik jest poproszony o podanie danych. Danymi podawanymi przy rejestracji są dane dotyczące obsługi konta w Systemie, tj. adres email Użytkownika, nr telefonu oraz nazwa firmy. Użytkownik może podać także dobrowolnie m.in.: imię, nazwisko, telefon.
Użytkownik zakładając Konto w Systemie akceptuje zgodę na przetwarzanie danych osobowych, które dobrowolnie podał w Formularzu rejestracyjnym.
Powyższe dane będą przetwarzane do momentu wycofania zgody, która może zostać cofnięta przez Użytkownika poprzez wysłanie wiadomości e-mail na adres kontakt@galactica.pl.
Galactica wykorzystuje powyższe dane w celu świadczenia kompleksowych usług, kontaktu z działem obsługi klienta i świadczenia pomocy technicznej, wysłania informacji o Systemie i informacji handlowej oraz w innych celach związanych z promocją.
Umowa o świadczenie drogą elektroniczną Usług opisanych w Regulaminie stanowi jednocześnie, na mocy niniejszego Regulaminu, umowę powierzenia przetwarzania danych w rozumieniu ustawy z dnia 10 maja 2018r. o ochronie danych osobowych (tj. Dz.U.z 2018r, poz. 1000 ze zm).
Administratorem danych, które stanowią przedmiot umowy, o której mowa w punkcie powyżej jest Usługobiorca, natomiast Galactica jest podmiotem przyjmującym dane do przetwarzania (tzw. procesor).
Galactica zobowiązuje się przetwarzać powierzone na podstawie niniejszego Regulaminu dane tylko w celu związanym z realizacją Usług świadczonych Usługobiorcy i tylko w podanym przez niego zakresie.
Galactica oświadcza, że stosuje środki techniczne i organizacyjne mające na celu zabezpieczenie powierzonych danych osobowych stosownie do obowiązujących przepisów. Galactica opracowała i wdrożyła politykę bezpieczeństwa oraz instrukcję zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych, o których mowa w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. z 2004 r., nr 100, poz. 1024).
Galactica oświadcza, że każda osoba (np. pracownik etatowy, osoba świadcząca czynności na podstawie umów cywilnoprawnych, inne osoby pracujące lub świadczące usługi na rzecz Galactica, która zostanie dopuszczona do przetwarzania powierzonych przez Usługobiorcę danych osobowych zostanie zobowiązana do zachowania tych danych w tajemnicy. Tajemnica ta obejmuje również wszelkie informacje dotyczące sposobów zabezpieczenia powierzonych do przetwarzania danych osobowych.
Umowa powierzenia przetwarzania danych, o której mowa w niniejszym Dziale, zawierana jest na czas określony, powiązany z czasem świadczenia Usług wykupionych przez Usługobiorcę. Rozwiązanie umowy świadczenia drogą elektroniczną Usług udostępnianych w ramach Systemu jest jednoznaczne z rozwiązaniem umowy powierzenia przetwarzania danych.
W terminie 30 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia niniejszej Umowy Usługodawca jest zobowiązany trwale usunąć z systemu informatycznego wszystkie dane osobowe znajdujące się w powierzonych zbiorach danych i przetwarzane na podstawie niniejszego Regulaminu.
Na życzenie Usługobiorcy Galactica dostarczy protokół zniszczenia powierzonych danych. Protokół taki zostanie przekazany Usługobiorcy w terminie 14 dni liczonych od daty skierowania takiego życzenia do Galactica.
Galactica informuje, że w związku ze świadczeniem Usług opisanych w niniejszym Regulaminie zbierane będą informacje statystyczne, w szczególności dotyczące liczby aktywnych Użytkowników korzystających z Systemu i powierzchni dyskowej w ramach danego Konta. Powyższe nie wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych w rozumieniu Ustawy.
Ponadto Galactica informuje, że w ramach świadczonych Usług opisanych w niniejszym Regulaminie wykonywane są regularne kopie zapasowe, sprawdzana jest ich przydatność poprzez ich testowe odtwarzanie, a także wykonywane są próby odtwarzania błędów i nieprawidłowości w działaniu Systemu zgłoszonych przez Usługobiorcę.

DZIAŁ VIII. Zasady odpowiedzialności i ochrona praw własności intelektualnej

W związku ze świadczeniem Usług Galactica udostępnia Usługobiorcy treści chronione prawem własności intelektualnej, w szczególności utwory chronione prawem autorskim. Usługobiorca zobowiązany jest przestrzegać przepisów prawa własności intelektualnej. Wszelkie kopiowanie, wprowadzanie zmian, a także publiczne odtwarzanie udostępnianych treści bez zgody Galactica jest zakazane, o ile nie wynika to z odrębnych umów zawartych przez Usługobiorcę z Galactica lub bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
Galactica nie odpowiada za szkody powstałe w wyniku niewłaściwego korzystania z Usługi przez Usługobiorcę. Przez niewłaściwe korzystanie z Usługi należy rozumieć w szczególności dostarczanie przez Usługobiorcę treści nieprawdziwych, nieaktualnych, nieścisłych lub mogących w jakikolwiek inny sposób wprowadzać w błąd, a także dostarczanie treści o charakterze bezprawnym.

DZIAŁ IX. Przepisy końcowe

Galactica ma prawo do opublikowania nazwy firmy i adresu strony internetowej Usługobiorcy na swojej liście referencyjnej, jeżeli Usługobiorca nie zgłosi w tej kwestii zastrzeżenia.
Regulamin jest udostępniony Usługobiorcy nieodpłatnie za pośrednictwem witryny internetowej, znajdującej się pod adresem internetowym https://www.hydra40.galactica.pl/regulamin-hydra
Galactica zastrzega sobie możliwość zmiany niniejszego Regulaminu. Informacje o zmianach będą publikowane na stronie www na co najmniej 14 dni przed ich wejściem w życie, przy czym informacja taka zostanie jednocześnie (z zachowaniem powyższego terminu) przesłana na adres mailowy Usługobiorcy podany podczas wypełniania Formularza Rejestracyjnego. Brak zgody na zmiany ze strony Usługobiorcy daje mu podstawę do jednostronnego wypowiedzenia umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia.
Galactica informuje, że zmiany dotyczące opłat wskazanych w Cenniku nie będą miały zastosowania do Usługobiorców w trakcie obowiązywania ich planów abonamentowych (czyli do czasu ich zakończenia). Nowa cena obowiązywać będzie dopiero po zakończeniu wybranego planu abonamentowego.
W przypadku rozbieżności pomiędzy niniejszym Regulaminem, a postanowieniami zawartymi przez Galactica w drodze odrębnych umów dotyczących świadczenia Usług pierwszeństwo mają postanowienia tych umów.
Prawem właściwym jest prawo polskie.
Niniejszy Regulamin obowiązuje od dnia 01.01.2020 roku.